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Vote par correspondance et procuration en AG
Un associé ou un actionnaire ne peut pas toujours se déplacer physiquement pour assister à une assemblée générale. Le droit des sociétés prévoit deux mécanismes distincts pour lui permettre malgré tout de participer à la décision : le vote par correspondance et la procuration, également appelée pouvoir. Ces deux dispositifs répondent à une même préoccupation, mais fonctionnent de manière radicalement différente.
Les règles applicables varient sensiblement selon la forme juridique de la société. Une SA n'offre pas la même liberté statutaire qu'une SARL ou qu'une SAS, ce qui a une incidence directe sur les conditions d'accès à ces deux mécanismes.
Cet article détaille les conditions, le formalisme et les conséquences pratiques du vote par correspondance et de la procuration, société par société.
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Vote par correspondance et procuration : deux mécanismes différents
Le vote par correspondance permet à un associé ou à un actionnaire de voter lui-même, à distance, sans être physiquement présent à l'assemblée et sans se faire représenter. Il exprime son vote sur chaque résolution inscrite à l'ordre du jour au moyen d'un formulaire qu'il retourne à la société avant la tenue de l'assemblée.
La procuration fonctionne différemment : l'associé ou l'actionnaire ne vote pas lui-même. Il désigne un mandataire, chargé de voter en son nom, selon les instructions qu'il lui a données ou, à défaut d'instruction précise, selon l'appréciation de ce mandataire. Contrairement au vote par correspondance, le mandataire peut être physiquement présent dans la salle où se tient l'assemblée.
Ces deux mécanismes produisent des effets pratiques différents, en particulier lorsqu'une résolution est modifiée en séance ou lorsqu'une nouvelle résolution est proposée pendant l'assemblée. Le tableau ci-dessous résume les principales différences entre ces deux dispositifs.
| Vote par correspondance | Procuration |
|---|---|
| L'associé vote lui-même, à distance | Un mandataire vote au nom de l'associé |
| Aucune présence physique à l'assemblée | Le mandataire peut être physiquement présent |
| Formulaire retourné avant l'assemblée | Pouvoir signé, avec ou sans instruction de vote |
| Vaut abstention sur une résolution modifiée en séance | Le mandataire peut voter sur une résolution modifiée en séance |
Le vote par correspondance selon la forme juridique
L'étendue de ce droit dépend directement de la forme juridique de la société, certaines lui accordant une liberté statutaire bien plus large que d'autres.
Dans une société anonyme (SA)
Le vote par correspondance est un droit reconnu à tout actionnaire d'une SA par l'article L225-107 du Code de commerce. Contrairement à d'autres modalités de participation à distance, ce droit ne peut pas être supprimé par les statuts. L'actionnaire qui souhaite voter par correspondance doit retourner à la société le formulaire de vote joint à sa convocation à l'assemblée générale, dans le délai fixé par les dispositions réglementaires applicables.
Le formulaire permet à l'actionnaire d'exprimer un vote favorable, un vote défavorable ou une abstention sur chaque résolution inscrite à l'ordre du jour. Une fois reçu par la société dans le délai imparti, ce vote est définitif : l'actionnaire ne peut plus le modifier, sauf s'il assiste finalement lui-même à l'assemblée ou s'y fait représenter, ce qui a pour effet d'annuler son vote par correspondance.
Dans une SARL
Contrairement à la SA, la SARL ne bénéficie pas d'un droit automatique au vote par correspondance. Les statuts doivent expressément prévoir cette possibilité et en fixer les modalités pratiques : contenu du formulaire, délai de retour, modalités de décompte des voix. En l'absence de clause statutaire en ce sens, un associé de SARL qui ne peut assister à l'assemblée ne dispose que de la procuration pour faire valoir sa position.
Dans une SAS
La SAS échappe largement au formalisme du Code de commerce en matière de tenue des assemblées. L'article L227-9 renvoie aux statuts le soin d'organiser les modalités de consultation des associés, ce qui inclut la possibilité d'un vote par correspondance. Les statuts d'une SAS peuvent ainsi prévoir un vote par correspondance, par voie électronique, ou toute autre modalité, à condition de respecter les principes essentiels du droit des sociétés, comme l'égalité entre associés d'une même catégorie.
La procuration : se faire représenter à l'assemblée
La procuration répond à une logique différente : l'associé ou l'actionnaire ne s'exprime pas directement, il confie ce pouvoir à un tiers. Là encore, les conditions d'accès à ce mécanisme varient fortement selon la forme juridique de la société.
Dans une SA
L'article L225-106 du Code de commerce autorise tout actionnaire à se faire représenter par un autre actionnaire, par son conjoint, par son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ou par toute autre personne physique ou morale de son choix. Le mandat ainsi donné ne vaut, en principe, que pour une seule assemblée. Il peut toutefois couvrir deux assemblées tenues le même jour, ou dans un délai de sept jours, lorsque l'une est ordinaire et l'autre extraordinaire.
Dans une SARL
La représentation d'un associé de SARL obéit à des règles plus restrictives. Sauf clause contraire des statuts, un associé ne peut se faire représenter que par son conjoint ou par un autre associé. La représentation par une personne extérieure à la société n'est possible que si les statuts l'autorisent expressément. Cette restriction protège le caractère intuitu personae souvent recherché dans une SARL, où l'identité des associés a une importance particulière.
Dans une SAS
Comme pour le vote par correspondance, la représentation des associés d'une SAS relève de la liberté statutaire. En l'absence de disposition spécifique dans les statuts, les règles du mandat de droit commun s'appliquent : un associé peut désigner un mandataire de son choix, sous réserve que ce mandat soit établi par écrit et remis à la société avant la tenue de l'assemblée.
Le pouvoir en blanc : une règle à connaître
Lorsqu'un actionnaire de SA donne une procuration sans désigner de mandataire, on parle de pouvoir en blanc. Dans ce cas, l'article L225-106 du Code de commerce prévoit que le président de l'assemblée vote en faveur des résolutions présentées ou agréées par le conseil d'administration ou le directoire, et contre toutes les autres résolutions.
Un actionnaire qui souhaite s'opposer à une résolution proposée par la direction ne doit donc jamais laisser son pouvoir en blanc. Il doit désigner un mandataire précis, chargé de voter dans le sens qu'il indique.
Le formalisme du formulaire et de la procuration
Ces deux mécanismes obéissent à des exigences de contenu précises, dont l'absence peut fragiliser leur validité ou leur prise en compte lors de l'assemblée.
Contenu du formulaire de vote par correspondance
Le formulaire de vote par correspondance doit permettre d'identifier précisément chaque résolution soumise au vote, et d'exprimer, pour chacune d'elles, un vote favorable, un vote défavorable ou une abstention. Il comporte également l'identité du votant, la date, et sa signature. Une fois retourné dans le délai imparti, il est pris en compte pour le calcul du quorum de l'assemblée, au même titre qu'un participant physiquement présent.
Le vote par correspondance ne permet pas d'anticiper une résolution modifiée en séance ou une résolution nouvelle qui n'aurait pas figuré sur le formulaire initial. Dans cette situation, l'actionnaire ou l'associé ayant voté par correspondance est réputé s'être abstenu sur cette résolution précise.
Contenu de la procuration
La procuration doit mentionner l'identité du mandant, celle du mandataire lorsqu'il est désigné, la date de l'assemblée concernée, et être signée par le mandant. Le mandat est révocable à tout moment avant la tenue de l'assemblée, dans les mêmes formes que celles utilisées pour le donner. Si l'associé ou l'actionnaire ayant donné procuration décide finalement d'assister lui-même à l'assemblée, sa présence rend le pouvoir caduc.
Le résultat du vote, qu'il provienne d'un vote par correspondance ou d'une procuration, doit être fidèlement retranscrit dans le procès-verbal de l'assemblée. Un vote non conforme aux exigences légales, ou une procuration entachée d'irrégularité, expose la résolution votée à un risque de contestation. Un associé ou un actionnaire lésé peut demander l'annulation de la délibération devant le tribunal compétent, dans le délai de prescription de trois ans applicable aux actions en nullité des décisions sociales.
Checklist : organiser le vote à distance avant une assemblée générale
Avant l'envoi des convocations, quelques vérifications simples permettent d'éviter les contestations liées au vote par correspondance et aux procurations.
- Vérifier si les statuts autorisent le vote par correspondance, obligatoire pour SARL et SAS
- Joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation envoyée
- Fixer une date limite claire de retour des formulaires et des pouvoirs
- Prévoir un modèle de pouvoir mentionnant les mentions obligatoires requises
- Déterminer la règle applicable en cas de pouvoir donné sans mandataire
- Consigner dans le procès-verbal les votes exprimés à distance
FAQ : vote par correspondance et procuration
Un mandataire peut-il représenter plusieurs actionnaires ou associés à la fois ?
Oui, en principe. Aucune disposition du Code de commerce ne limite le nombre de procurations qu'une même personne peut recevoir dans une société non cotée, sauf limitation prévue par les statuts.
Le vote par correspondance est-il pris en compte dans le calcul du quorum ?
Oui. Un actionnaire ou un associé ayant retourné un formulaire de vote par correspondance dans le délai imparti est considéré comme présent pour le calcul du quorum de l'assemblée, au même titre qu'un participant physiquement présent.
Une procuration peut-elle être révoquée après avoir été donnée ?
Oui, un mandant peut révoquer sa procuration à tout moment avant la tenue de l'assemblée, en respectant les mêmes formes que celles utilisées pour la donner. Sa présence personnelle à l'assemblée rend également le pouvoir caduc.
Peut-on voter par correspondance et donner une procuration pour la même assemblée ?
Non. Ces deux mécanismes sont exclusifs l'un de l'autre pour une même assemblée. Un actionnaire ou un associé doit choisir soit de voter lui-même par correspondance, soit de se faire représenter par un mandataire.
Sources légales et réglementaires :
- Code de commerce – Article L225-106 (procuration en SA)
- Code de commerce – Article L225-107 (vote par correspondance en SA)
- Code de commerce – Article L223-28 (représentation et vote en SARL)
- Code de commerce – Article L227-9 (liberté statutaire en SAS)
- Service-Public.fr – Assemblée générale d'une société
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