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Logiciel de comptabilité certifié : obligation depuis 2018

Depuis le 1er janvier 2018, toute entreprise assujettie à la TVA qui encaisse les paiements de ses clients au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse doit utiliser un outil certifié. Cette obligation, souvent appelée « certification du logiciel de comptabilité » dans le langage courant, vise en réalité un périmètre plus précis : les logiciels et systèmes de caisse qui enregistrent les paiements des clients, et non l'ensemble des logiciels de comptabilité générale.

Cette exigence a été introduite pour lutter contre la fraude à la TVA rendue possible par des logiciels permettant de dissimuler ou de modifier des recettes après leur enregistrement. Son non-respect expose l'entreprise à une amende de 7 500 € par logiciel non conforme, renouvelable en l'absence de régularisation.

Cet article précise qui est concerné par cette obligation, comment un logiciel de caisse peut être certifié, quelles garanties techniques sont exigées, et quelles sanctions s'appliquent en cas de manquement.

Qu'est-ce que l'obligation de logiciel de caisse certifié ?

L'obligation de certification est prévue par l'article 286, I, 3° bis du Code général des impôts. Elle a été introduite par l'article 88 de la loi de finances pour 2016 et s'applique depuis le 1er janvier 2018 à tous les assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les paiements de leurs clients.

Un logiciel de caisse est un outil informatique qui enregistre les opérations d'encaissement réalisées auprès de la clientèle : ventes en magasin, additions de restaurant, prestations facturées au comptoir. Il se distingue d'un logiciel de comptabilité générale, qui centralise l'ensemble des écritures comptables de l'entreprise sans nécessairement enregistrer directement les paiements des clients.

Qui est concerné par cette obligation ?

Deux conditions cumulatives déterminent le champ d'application de cette obligation. La première tient au statut fiscal de l'entreprise : elle doit être assujettie à la TVA. Une entreprise placée sous le régime de la franchise en base de TVA n'est pas concernée, tant qu'elle reste sous les seuils applicables.

La seconde condition tient à l'usage effectif d'un logiciel ou système de caisse pour enregistrer les paiements des clients. Sont directement concernés les commerces de détail, les restaurants, les artisans recevant du public, les professions libérales encaissant des paiements au comptoir, ou toute activité utilisant une caisse enregistreuse, un logiciel de point de vente ou une application d'encaissement sur tablette.

Les entreprises qui facturent exclusivement leurs clients professionnels par voie de factures, sans jamais recourir à un système de caisse, ne sont pas soumises à cette obligation, même si elles sont assujetties à la TVA. Ces règles s'inscrivent dans le cadre plus large des obligations comptables imposées aux sociétés, qui varient selon la forme juridique et l'activité exercée.

Comment certifier son logiciel de caisse ?

La loi prévoit deux voies distinctes pour justifier de la conformité d'un logiciel de caisse. Le choix entre ces deux options appartient à l'éditeur du logiciel, et non à l'entreprise utilisatrice.

L'attestation individuelle de l'éditeur

L'éditeur du logiciel peut délivrer lui-même une attestation individuelle certifiant que son produit satisfait aux conditions légales. Cette attestation, rédigée sous la responsabilité de l'éditeur, engage sa responsabilité en cas d'inexactitude. Elle constitue la solution la plus répandue sur le marché des logiciels de caisse destinés aux petites entreprises.

Le certificat délivré par un organisme accrédité

L'éditeur peut également faire certifier son logiciel par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac) ou par un organisme équivalent au sein d'un autre État membre de l'Union européenne. Cette certification, plus contraignante à obtenir, repose sur un audit technique indépendant du logiciel.

Quelle que soit la voie choisie, l'entreprise utilisatrice doit être en mesure de présenter le document justificatif — attestation ou certificat — à l'administration fiscale en cas de contrôle, dans un délai de 60 jours suivant la demande.

Les garanties techniques exigées par la loi

La certification ne porte pas sur la qualité générale du logiciel, mais sur quatre garanties précises, souvent désignées par l'acronyme ISCA : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

• Inaltérabilité : impossibilité de modifier une donnée enregistrée sans laisser de trace
• Sécurisation : protection des données contre toute altération non autorisée
• Conservation : maintien des données d'encaissement pendant la durée légale prévue
• Archivage : possibilité d'extraire les données vers un support externe au logiciel

Ces exigences s'articulent avec les règles générales de conservation des documents comptables : pour approfondir ce point, consulter notre article sur la durée de conservation des documents comptables.

Que risque l'entreprise en cas de logiciel non certifié ?

L'article 1770 duodecies du Code général des impôts prévoit une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme, applicable à toute entreprise incapable de présenter le document justifiant de sa certification lors d'un contrôle de l'administration fiscale.

Cette amende n'est pas automatiquement définitive. L'entreprise contrôlée dispose d'un délai de 60 jours à compter de la notification pour régulariser sa situation, en produisant le document manquant ou en remplaçant son logiciel par un outil certifié. À l'expiration de ce délai sans régularisation, une nouvelle amende de 7 500 € est appliquée.

Ce contrôle s'exerce dans le cadre plus large de la vérification des documents comptables obligatoires selon la forme juridique de l'entreprise.

Il s'inscrit également dans une tendance plus générale de numérisation des obligations fiscales, dont la généralisation de la facture électronique constitue le prochain jalon pour la majorité des entreprises françaises.