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Examen de comptabilité à distance : procédure

L'examen de comptabilité est une procédure de contrôle fiscal qui permet à l'administration de vérifier la comptabilité d'une entreprise sans se déplacer dans ses locaux. Le contrôle repose sur l'analyse du fichier des écritures comptables (FEC), transmis par voie dématérialisée et examiné depuis les bureaux du service vérificateur.

Cette procédure ne se substitue pas à la vérification de comptabilité classique : elle en constitue une variante, réservée aux entreprises tenant une comptabilité informatisée. Elle obéit cependant à ses propres règles, notamment un délai de quinze jours pour transmettre le FEC et une durée maximale de six mois pour recevoir une réponse de l'administration.

Le non-respect de ces règles, par l'une ou l'autre des parties, entraîne des conséquences précises : sanction financière pour l'entreprise, basculement vers un contrôle sur place, ou irrégularité de procédure invocable par le contribuable.

Qu'est-ce que l'examen de comptabilité à distance ?

L'examen de comptabilité a été créé par la loi de finances rectificative pour 2016 et codifié à l'article L47 AA du Livre des procédures fiscales. Il permet à l'administration fiscale de contrôler l'ensemble des impôts, droits et taxes dont une entreprise est redevable, sans effectuer de visite sur place, contrairement à une vérification de comptabilité traditionnelle.

Le contrôle s'appuie exclusivement sur le fichier des écritures comptables (FEC), un fichier normalisé que toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit être en mesure de produire, en application de l'article L13 G du même livre. L'administration analyse ce fichier depuis ses bureaux, au moyen de traitements informatiques, sans jamais se présenter dans les locaux de l'entreprise.

Cette procédure s'inscrit parmi les différentes formes de contrôle fiscal des entreprises, aux côtés du contrôle sur pièces et de la vérification de comptabilité sur place. Le choix entre ces procédures appartient à l'administration, en fonction notamment du mode de tenue de la comptabilité de l'entreprise contrôlée.

Quelles entreprises peuvent faire l'objet d'un examen de comptabilité ?

Seules les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés peuvent faire l'objet de cette procédure. Cette condition couvre la grande majorité des entreprises soumises à un régime réel d'imposition, quelle que soit leur taille, dès lors qu'elles utilisent un logiciel de comptabilité capable de générer un fichier des écritures comptables conforme aux normes fixées par arrêté.

Les entreprises qui tiennent une comptabilité manuelle, ou dont les obligations comptables sont allégées en raison de leur régime fiscal, ne peuvent pas faire l'objet d'un examen de comptabilité à distance. Un contrôle sur pièces ou une vérification de comptabilité classique demeurent alors les procédures applicables.

L'administration décide seule du recours à cette procédure. Le contribuable ne peut ni l'exiger ni s'y opposer au seul motif qu'il préférerait un contrôle sur place ou un contrôle sur pièces.

Comment se déroule la procédure ?

L'avis d'examen de comptabilité

La procédure débute par l'envoi d'un avis d'examen de comptabilité, adressé par l'administration à l'entreprise contrôlée, en principe par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document précise les exercices concernés, les impôts visés par le contrôle, et rappelle la faculté pour l'entreprise de se faire assister par un conseil de son choix pendant toute la durée de la procédure.

La transmission du fichier des écritures comptables

À compter de la réception de cet avis, l'entreprise dispose d'un délai de quinze jours pour transmettre à l'administration une copie du fichier des écritures comptables, sous forme dématérialisée, pour chacun des exercices visés par le contrôle. Ce fichier doit respecter les normes techniques fixées par arrêté ministériel : structure des champs, format retenu et mode de transmission sécurisé.

L'analyse à distance et les échanges avec l'administration

Une fois le fichier reçu, l'administration procède aux traitements et contrôles nécessaires depuis ses propres bureaux. Elle peut solliciter des explications, des justificatifs ou des documents complémentaires par tout moyen : courrier postal, messagerie électronique ou téléphone. Ces échanges tiennent lieu de dialogue contradictoire, en l'absence de rencontre physique entre le vérificateur et l'entreprise.

Quelle est la durée légale du contrôle ?

À compter de la réception du fichier des écritures comptables, l'administration dispose d'un délai de six mois pour informer l'entreprise de l'issue du contrôle : soit en lui adressant un avis d'absence de rectification, soit en lui notifiant une proposition de rectification.

Ce délai de six mois s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise contrôlée. Il diffère du délai de trois mois applicable à la vérification de comptabilité sur place des plus petites entreprises, cette limite étant propre à la présence physique d'un vérificateur dans les locaux, absente dans le cadre d'un examen de comptabilité.

Le non-respect de ce délai par l'administration constitue une irrégularité de procédure. Le contribuable peut l'invoquer pour contester la régularité du contrôle, dans les mêmes conditions que pour tout autre manquement aux garanties procédurales prévues par le Livre des procédures fiscales.

Que risque-t-on en cas de non-transmission du FEC ?

L'absence de transmission du fichier des écritures comptables dans le délai de quinze jours, ou la transmission d'un fichier ne respectant pas les normes requises, expose l'entreprise à une amende prévue par l'article 1729 D du Code général des impôts, d'un montant de 5 000 € par exercice contrôlé.

Cette défaillance a une seconde conséquence, souvent plus lourde que l'amende elle-même : l'administration peut alors renoncer à l'examen de comptabilité et engager une vérification de comptabilité sur place, dans les conditions de droit commun applicables à cette procédure. L'entreprise perd ainsi le bénéfice d'un contrôle réalisé à distance et doit recevoir un vérificateur dans ses locaux.

Quelles garanties pour le contribuable ?

L'examen de comptabilité à distance ouvre droit aux mêmes garanties fondamentales que celles applicables à une vérification de comptabilité classique. La charte des droits et obligations du contribuable vérifié, opposable à l'administration, s'applique intégralement à cette procédure. Elle rappelle notamment les droits du contribuable pendant un contrôle fiscal, dont le droit à l'assistance d'un conseil et le droit à un débat contradictoire, adapté aux modalités de communication à distance.

Lorsque l'administration envisage des redressements, elle doit les motiver dans une proposition de rectification, document à partir duquel l'entreprise dispose d'un délai de trente jours pour répondre, prorogeable de trente jours supplémentaires sur demande. Ce délai de réponse et les modalités de contestation sont identiques à ceux applicables après toute autre forme de contrôle fiscal.

Lorsque l'examen de comptabilité s'achève sans rectification, l'avis d'absence de rectification protège l'entreprise contre un nouveau contrôle portant sur les mêmes impôts et la même période, sauf découverte ultérieure d'éléments nouveaux ou d'agissements frauduleux.

Quelle est l'issue de la procédure ?

Deux issues sont possibles à l'expiration du contrôle. La première est l'avis d'absence de rectification : l'administration considère que la comptabilité examinée n'appelle aucune correction et en informe l'entreprise par écrit. Aucune démarche supplémentaire n'est alors requise de sa part.

La seconde est la proposition de rectification : l'administration détaille les anomalies relevées, les redressements envisagés et leur fondement juridique. La proposition de rectification fiscale ouvre alors une phase d'échange contradictoire, à l'issue de laquelle l'entreprise peut accepter les redressements, les contester partiellement, ou engager une procédure de recours si le désaccord persiste.